Gestion de projet 101

Auteur: Judy Howell
Date De Création: 27 Juillet 2021
Date De Mise À Jour: 23 Juin 2024
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Project Management 101
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Source: kchungtw / iStockphoto

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Avec la planification, les calculs, la planification et le suivi nécessaires pour mener à bien un projet, de plus en plus de personnes se tournent vers le logiciel de gestion de projet pour obtenir une aide automatisée.

La gestion de projets n’est plus uniquement destinée aux chefs de projets; Les compétences en gestion de projets sont indispensables à toutes sortes de gens d’affaires, des entrepreneurs aux PDG des entreprises. Mais la coordination d'un projet peut devenir compliquée, surtout pour ceux qui ne se spécialisent pas. Si le personnel, les composants, les enregistrements, les jalons et les produits livrables ne se rejoignent pas au bon moment, les échéances ne sont pas respectées et de l’argent est perdu.

Avec la planification, les calculs, la planification et le suivi nécessaires pour mener à bien un projet, de plus en plus de personnes se tournent vers le logiciel de gestion de projet pour obtenir une aide automatisée.


Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet?

Le terme logiciel de gestion de projet couvre un large éventail de types de logiciels pouvant inclure différentes combinaisons de fonctions. La plupart des programmes comprennent des diagrammes de Gantt (diagrammes à barres illustrant le calendrier d'un projet), des graphiques, des feuilles de temps, l'attribution de tâches et des jalons. Certains logiciels PM permettent également de suivre les dépenses, de réguler les ressources, de contrôler les budgets et de calculer les coûts.

Ce logiciel peut être installé directement sur des machines ou peut être exécuté en ligne en tant que programme basé sur un nuage. La plupart des versions du cloud, ainsi que certains programmes installés, incluent des outils de collaboration.

Histoire

L'histoire des logiciels de gestion de projets est pratiquement ancienne comparée aux technologies actuelles. En fait, ses origines remontent à 1957, lorsque John Mauchly et J. Presper Eckert Jr., les concepteurs de l’intégrateur numérique électrique et de l’ordinateur (connu sous le nom d’ENIAC - oui, cette ENIAC), ont été invités à développer un projet pour la méthode du chemin critique (CPM). (Pour en savoir plus sur l'ENIAC et son histoire, voir Les femmes d'ENIAC: programmer les pionnières.)


L'application CPM créée par Mauchly et Eckert était non seulement le premier exemple de logiciel de gestion de projet, mais également le tout premier logiciel commercial qui fonctionnait sur un ordinateur disposant de mémoire stockée. La gestion de projet devenant de plus en plus compliquée au fil des années, des logiciels plus avancés ont été développés pour suivre le rythme des tâches.

Comment ça marche?

En un mot, le logiciel PM conserve les détails du projet et les ressources au même endroit. Les principaux avantages sont le gain de temps (en particulier avec un logiciel avancé capable de calculer et de chiffrer le nombre de projets) et la possibilité de partager rapidement des mises à jour et de nouvelles informations via des outils collaboratifs.

Bien que ce logiciel puisse avoir diverses fonctionnalités, il en existe deux types principaux: installé et hébergé. Les versions installées du logiciel PM s'exécutent directement à partir de votre PC ou de votre ordinateur portable et stockent le programme et tous les fichiers sur votre disque dur. Avec les logiciels hébergés ou basés sur le cloud, le programme est exécuté via un navigateur Web et les fichiers sont stockés sur des serveurs distants détenus et gérés par le fournisseur du logiciel.

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Vous ne pouvez pas améliorer vos compétences en programmation lorsque personne ne se soucie de la qualité des logiciels.

Alors que les grandes entreprises disposant de leurs propres serveurs et de leur personnel informatique choisissent souvent un logiciel PM installé pour sa stabilité et la force de sa marque, de nombreux entrepreneurs, petites et moyennes entreprises optent pour le logiciel hébergé. Les logiciels de gestion de projets dans le cloud présentent plusieurs avantages, notamment la possibilité d’accéder au programme à partir de n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet, ainsi que des coûts initiaux plus bas. Parce qu'il n'y a pas d'installation, les logiciels hébergés sont achetés sur une base d'abonnement mensuel. (Pour en savoir plus, consultez le Guide du débutant sur le nuage: ce que cela signifie pour les petites entreprises.)

Comment cela s'applique dans le monde de la technologie

L’un des avantages des logiciels de gestion de projets est qu’il n’est pas nécessaire d’être chef de projet pour trouver des utilisations à ces programmes. Dans de nombreux cas, le logiciel est utilisé par des entrepreneurs et des petites entreprises qui ne disposent ni du budget ni des ressources nécessaires pour engager un chef de projet dédié. Les grandes entreprises utilisent souvent le logiciel pour coordonner leurs équipes internes avec des chefs de projet externalisés. Certains professionnels de la gestion de la communication utilisent une forme de ce logiciel pour compléter leurs efforts et apporter plus de maniabilité et d’automatisation à un projet.

Le logiciel de gestion de projet permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même page, conscients de tous les jalons et réalisent les bonnes tâches au bon rythme pour mener à bien le projet dans les délais et le budget impartis.

Problèmes potentiels

Le logiciel PM est certes utile, mais présente des inconvénients. L'un des principaux problèmes rencontrés par les utilisateurs est le manque de personnalisation. La plupart des logiciels sont destinés à un usage général et sont donc conçus pour fonctionner dans de nombreux secteurs et types de projets. Pour certains projets spécifiques à l’industrie, tels que le développement de logiciels, un programme général de gestion de projet n’est pas beaucoup plus utile que l’utilisation de feuilles de calcul Excel pour garder une trace des détails.

Le logiciel de gestion de projet peut également créer une focalisation inégale pour le cycle de vie du projet. Par exemple, le passage par défaut à une vue Diagramme de Gantt peut amener l'équipe de projet à ignorer ou à retarder d'importants travaux préparatoires tels que les objectifs et les processus d'événements logiques. Lorsque des erreurs ou des omissions surviennent tôt dans un projet, l'effet d'entraînement peut forcer l'équipe à revenir au début, ce qui peut entraîner une perte de temps et d'argent, ainsi que l'impossibilité de respecter les jalons ou les échéances.

L'avenir du logiciel de gestion de projet

Le logiciel PM peut aider à rationaliser et à simplifier les projets. Avec la croissance du nombre d’entrepreneurs et de petites entreprises - et une atmosphère économique générale qui encourage la réduction des coûts chaque fois que possible - ce logiciel semble prêt pour une utilisation plus répandue.

À l’avenir, il est probable que des logiciels de gestion de projets traitent les problèmes de non-spécificité et de focalisation biaisée, rendant ce type de logiciels plus accessible et utile pour de nombreuses entreprises.